Conditions
Générales
de Vente.

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent l'ensemble des relations contractuelles entre Koolo, organisme de séjours pour mineurs représenté par Ghislain Theuillon, ci-après désigné « Koolo », et toute personne physique procédant à l'inscription d'un mineur à l'un des séjours proposés, ci-après désignée « le Client » ou « les Parents ».

Toute inscription vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV. Aucune condition particulière ne peut prévaloir sauf accord écrit préalable de Koolo.

L'inscription est effective à réception par Koolo des documents suivants :

• Formulaire d'inscription dûment complété et signé

• Acompte de 30% du prix total du séjour

• Copie du passeport ou carte d'identité du participant

• Fiche sanitaire complétée et signée

• Autorisation parentale de départ à l'étranger

Le contrat est formé à la date de confirmation écrite de l'inscription par Koolo par email. Koolo se réserve le droit de refuser toute inscription sans en justifier le motif, notamment en cas de dépassement de la capacité d'accueil.

Les prix sont indiqués en euros toutes taxes comprises. Ils comprennent les prestations détaillées dans le programme de chaque séjour — hébergement, transport local, activités mentionnées au programme, encadrement et assurance groupe.

Ils ne comprennent pas les dépenses personnelles, achats souvenirs, activités optionnelles, frais de visa ou documents de voyage.

Paiement : acompte 30% à l'inscription, solde au plus tard 45 jours avant le départ. Tout solde non réglé à cette échéance entraîne l'annulation automatique sans remboursement de l'acompte.

Koolo accepte : virement bancaire, carte bancaire via Alma, chèques-vacances ANCV.

Toute annulation doit être notifiée par email à contact@koolo.fr avec accusé de réception. La date de prise en compte est la date de réception par Koolo.

Frais d'annulation applicables :

• + de 60 jours avant le départ

  Perte de l'acompte (30%)

• Entre 30 et 60 jours

  50% du prix total

• Entre 15 et 30 jours

  75% du prix total

• Moins de 15 jours

  100% du prix total

En cas d'annulation pour motif médical justifié par certificat, Koolo étudie la possibilité d'un report. Koolo recommande vivement la souscription d'une assurance annulation individuelle.

Koolo se réserve le droit d'annuler un séjour dans les cas suivants :

• Nombre de participants insuffisant (minimum 12 participants)

• Force majeure

• Événement exceptionnel rendant le séjour impossible ou dangereux

• Avis de déconseiller la destination émis par le Ministère des Affaires Étrangères

En cas d'annulation par Koolo, les clients reçoivent un remboursement intégral dans un délai de 14 jours. Aucune indemnisation complémentaire ne pourra être réclamée à Koolo sauf faute caractérisée de sa part.

Koolo se réserve le droit de modifier certains éléments du programme en cas de circonstances exceptionnelles — conditions météorologiques, fermeture d'un site, indisponibilité d'un prestataire.

Les modifications mineures n'ouvrent pas droit à remboursement.

En cas de modification substantielle affectant la nature du séjour, le Client en est informé par écrit et peut annuler sans frais.

Les parents s'engagent à fournir des informations exactes et complètes lors de l'inscription, notamment concernant l'état de santé du participant, ses allergies, ses traitements médicaux et tout besoin particulier.

Les parents s'engagent à informer Koolo de tout changement avant le départ susceptible d'affecter la participation.

Les parents certifient que leur enfant est apte à participer au séjour et aux activités proposées.

Le participant s'engage à respecter le règlement intérieur remis lors de l'inscription, à adopter un comportement respectueux envers les encadrants, les autres participants et les populations locales, et à ne pas mettre en danger sa sécurité ni celle des autres.

En cas de comportement gravement perturbateur ou dangereux, Koolo se réserve le droit de renvoyer le participant dans sa famille à ses frais et sans remboursement.

Koolo est responsable de la bonne exécution des prestations décrites dans le programme. Sa responsabilité est limitée aux préjudices directs causés par sa faute ou négligence.

Koolo souscrit pour chaque séjour une assurance groupe couvrant la Responsabilité Civile, les frais médicaux et le rapatriement de chaque participant.

La responsabilité de Koolo ne saurait être engagée en cas de force majeure, fait d'un tiers ou comportement fautif du participant.

Les parents sont responsables des dommages matériels causés par leur enfant durant le séjour. Tout dommage constaté fait l'objet d'un état des lieux photographique et d'une notification écrite aux parents dans les 48 heures.

Un dépôt de garantie de 100 euros par participant est demandé à l'inscription, restitué dans les 15 jours suivant le retour, déduction faite de tout dommage imputable.

Des photos et vidéos peuvent être réalisées durant le séjour à des fins de communication et de promotion de Koolo.

Les parents autorisent expressément l'utilisation de l'image de leur enfant lors de la signature du contrat d'inscription. Cette autorisation peut être refusée par mention expresse sur le formulaire d'inscription.

Les données personnelles collectées lors de l'inscription sont utilisées exclusivement dans le cadre de l'organisation du séjour et de la relation commerciale avec Koolo. Elles ne sont jamais transmises à des tiers à des fins commerciales.

Conformément au RGPD, les parents disposent d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de leurs données en contactant Koolo à contact@koolo.fr.

Toute réclamation relative à l'exécution du séjour doit être adressée par email à contact@koolo.fr dans un délai de 30 jours suivant le retour. Passé ce délai, aucune réclamation ne sera recevable.

Koolo s'engage à répondre dans un délai de 15 jours ouvrés.

En cas de litige non résolu à l'amiable, les parties peuvent recourir à un médiateur de la consommation conformément aux articles L.612-1 et suivants du Code de la Consommation.

À défaut de résolution amiable, tout litige sera soumis aux tribunaux compétents du ressort de Pontoise.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. Elles sont rédigées en langue française qui prévaut en cas de traduction.

Date de dernière mise à jour : Avril 2026.